Ключові інсайти сфери закупівель обговорили лідери галузі на жовтневому Procurement HUB VII «The Leaders of Procurement — Top Insights 2019».

10 професіоналів поділилися своїм досвідом скорочення витрат, оптимізації процесів і розвитку команд.

Так, учасники HUB’а дізналися про оновлення функціоналу і планах розвитку системи ProZorro від Василя Задворного (Chief Executive Officer, ProZorro).Вже працюють в системі оновлений інтерфейс та інструмент для прямих закупівель Prozorro Market. В недалекому майбутньому очікується інтеграція з Державною фіскальною службою, функціонал Центрального засвідчувального органу (ЦЗО), перенос тендерів між майданчиками, а далі планах – інтеграція з казначейською службою, об’єднані контракти, ціна за одиницю товару та інші зміни.

З цікавими кейсами і нестандартними закупівлями познайомив учасників Олександр КУЗІН (Procurement manager Tetra Tech ES). Його доповідь торкнулась закупівель в галузі international development в Україні. Він розповів про те, яким чином працюють закупівлі в таких проектах, зробив огляд донорських організацій, навів приклад тендерних процедур в проектах, що фінансуються Федеральним урядом США.

Тарас НІКОЛАЄНКО (Керівник департаменту технічних закупівель, Сільпо та Фоззі Груп) поділився прикладом, як підвищити ефективність функції закупівель в компанії.

У його компанії децентралізували процес прийняття рішень завдяки крос-функціональній взаємодії. При такій взаємодії використовуються альтернативні зв’язки, які не вимагають додаткового узгодження. Як результат – підвищується ступінь співробітництва між підрозділами, які підключені до процесу, зникає проблема функціональної відособленості. Таким чином вдалося зменшити загальні витрати на 12% при тому, що якість процесів закупівель збереглося на рівні, який відповідає потребам бізнесу.

А от Укрпошті вдалось оптимізувати закупівлі завдяки створенню конкуренції серед постачальників. Олександр Наход, заступник генерального директора із закупівель компанії поділився кейсом управління забезпеченням палива з моменту, коли у Укрпошти був єдиний монопольний постачальник (2016 р.) і до сьогодні.

Монопольний постачальник, який не мав жодної власної АЗС, був проблемою для Укрпошти, тому що якість палива була низька, поставки постійно зривалися, а ціни постійно переглядалися у бік збільшення.

Змінювати ситуацію почали шляхом створення реальної конкуренції на торгах. А потім розвивали категорію в 3 етапи:

    1. Гарантоване забезпечення + висока якість + низька ціна закупівлі;
    2. Прогнозування цін на ринку – управління залишками і точкою викупу;
    3. Управління використанням – норми, моніторинг споживання і альтернативні види палива.

UKRSIBBANK BNP Paribas Group запропонував використовувати метрики з клієнтського сервісу для оцінки взаємин закупівельників і внутрішніх клієнтів. Директор із забезпечення закупівельної діяльності, адміністрування та управління нерухомістю Володимир СЕРЕДА розповів, для чого використовувати в закупівлях NPS (Net Promoter Score – індекс лояльності), як налагодити партнерські відносини між закупщиками та внутрішніми клієнтами і що таке проактивна позиція в закупівлях в принципі.

Він запропонував простий алгоритм побудови ефективних взаємин у закупівлях, який коротко можна описати наступними кроками:

  • Вивчити;
  • Проаналізувати;
  • Виявити сильні і слабкі сторони;
  • Action Plan;
  • Follow up;
  • KPI на зростання;
  • Регулярно, системно, структурно;
  • Відкритий зворотний зв’язок.

А ось взаємини закупівельників із продавцями висвітлив у своїй доповіді Роман КРАВЕЦЬ (Керівник напрямку продажів енергоресурсів LNZ Group). Він торкнувся делікатної теми етики, відкатів та зазделегідь договірних угод та поділився власним поглядом на те, що компанія може зробити, щоб уникнути таких проблем. Перш за все, в компанії повинні існувати стандарти та процедури. І не просто існувати, – компанія повинна заохочувати їх здійснення. При порушенні цих стандартів застосовуються відповідні заходи.

Чому ця тема важлива? У компаній з високою етикою більш висока ефективність і цінність від закупівельної діяльності, кращий імідж бренду, підвищена лояльність з боку кінцевих контрагентів. В цілому ж, Роман порадив не влаштовувати «полювання на відьом», а мінімізувати можливості неетичної поведінки співробітників.

Андрій ТІТОВ (Керівник відділу закупівель, Ciklum) розповів про побудову, автоматизацію та впровадженні Source-to-Pay і Procure-to-Pay процесів в компанії. Його доповідь містила багато конкретики про основні чинники ризику при впровадженні, ролі User experience в управлінні змінами, а також формати і схеми працюючого процесу на прикладі компанії Ciklum.

З боку продавця тему взаємин із закупщиками продовжив Олег ВИТВИЦЬКИЙ, керівник департаменту по роботі з корпоративними клієнтами і тендерами Епіцентр К. Його відділ – це маленький стартап у великій компанії, який за 3 роки увійшов в ТОП-3 найбільших постачальників на ProZorro. На цьому майданчику Епіцентр бере участь в 500 тендерах щомісяця.

Світлана Погребна (Начальник тендерного відділу, Фармак) розповіла про досвід своєї компанії в закупівлі виробничого і лабораторного обладнання. Зупинилася на специфіці даної категорії закупівель та необхідних етапах при плануванні і організації вибору постачальника обладнання. Також торкнулася специфіки роботи іноземних постачальників.

Procurement and Logistics Director Київстар, – Катерина ВОЙЦЕХОВСЬКА поділилася кейсом про те, як створити оптимальні умови для роботи відділу закупівель і реалізувати потенціал молодих фахівців. В результаті цілого ряду заходів щодо розвитку команди закупівель Київстар вдалося створити прозорі і конкурентні умови для ринку і знизити витрати на 47%.

Основні  правила закупок компанії Київстар від Катерини:

  • Функція закупівель лідирує проведення закупівельного заходу;
  • Функціональний підрозділ має своєчасно планувати і ініціювати закупівлі;
  • Усні домовленості з постачальниками заборонені;
  • Фіксована методика комерційної та функціональної оцінки;
  • Дроблення закупівель заборонено;
  • Закупівлі відповідають за проведення комерційної оцінки;
  • Контроль розміщення замовлень в рамках діючих контрактів;
  • Вибір постачальника проводиться на підставі рішення Закупівельного Комітету;
  • Зміна параметрів закупівельного рішення вимагає відповідного узгодження.

Procurement HUB VII був сповнений новаторських ідей і ефективних інструментів від лідерів ринку. І в той же час підсумував, що ефективне управління закупівельною діяльністю – це запорука фінансової успішності компанії і підвищення вартості бізнесу в цілому.

Але попереду нас чекають нові відкриття, так як ринок змінюється щодня. Вже сьогодні ми готуємо програму наступного Procurement HUB, і гарантуємо, що спікери будуть такими ж цікавими, доповіді – змістовними, а освітлювані тренди – свіжими!

З повагою, Команда  HUB ONE.