Ключевые инсайты сферы закупок обсудили лидеры отрасли на октябрьском Procurement HUB VII «The Leaders of Procurement — Top Insights 2019».

10 профессионалов поделились своим опытом сокращения затрат, оптимизации процессов и развития команд.

Так, участники HUB’а узнали об обновлении функционала и планах развития системы ProZorro от Василия Задворного (Chief Executive Officer, ProZorro). Уже работают в системе обновленный интерфейс и инструмент для прямых закупок Prozorro Market. В скором будущем ожидается интеграция с ГФС, функционал ЦУО, перенос тендеров между площадками, а далее планах — интеграция с казначейской службой, объединенные контракты, цена за единицу товара и другие изменения.

С интересными кейсами и нестандартными закупками познакомил участников Александр КУЗИН ( Procurement manager Tetra Tech ES). Его доклад коснулся закупок в отрасли international development в Украине. Он рассказал о том, каким образом работают закупки в таких проектах, сделал обзор донорских организаций, привел пример тендерных процедур в проектах, финансируемых Федеральным правительством США.</span

Тарас НИКОЛАЕНКО (Руководитель департамента технических закупок, Сильпо и Фоззи Групп) поделился примером, как повысить эффективность функции закупок в компании.

В его компании децентрализовали процесс принятия решений благодаря кросс-функциональному взаимодействию. При таком взаимодействии используются альтернативные связи, которые не требуют дополнительного согласования. Как результат — повышается степень сотрудничества между подразделениями, которые подключены в процесс, исчезает проблема функциональной обособленности. Таким образом удалось уменьшить общие затраты на 12% при том, что качество процессов закупок сохранилось на уровне, который отвечает потребностям бизнеса.

А вот Укрпочте удалось оптимизировать закупки благодаря созданию конкуренции среди поставщиков. Александр Наход, заместитель генерального директора по закупкам компании поделился кейсом управления обеспечением топлива с момента, когда у Укрпочты был единственный монопольный поставщик (2016 г) и до сегодня.

Монопольный поставщик, который не имел ни одной собственной АЗС, был проблемой для Укрпочты, потому что качество топлива было низкое, поставки постоянно срывались, а цены постоянно пересматривались в сторону увеличения.

Менять ситуацию начали путем создания реальной конкуренции на торгах. А затем развивали категорию в 3 этапа:

  1. Гарантированное обеспечение + высокое качество + низкая цена закупки;
  2. Прогнозирование цен на рынке — управление остатками и точкой выкупа;
  3. Управление использованием — нормы, мониторинг потребления и альтернативные виды топлива.

UKRSIBBANK BNP Paribas Group предложил использовать метрики из клиентского сервиса для оценки взаимоотношений закупщиков и внутренних клиентов. Директор по обеспечению закупочной деятельности, администрированию и управлению недвижимостью Владимир СЕРЕДА рассказал, для чего использовать в закупках NPS (Net Promoter Score — индекс лояльности), как наладить партнерские отношения между закупщиками и внутренними клиентами и что такое проактивная позиция в закупках в принципе.

Он предложил простой алгоритм построение эффективных взаимоотношений в закупках, который вкратце можно описать следующими шагами:

  • Изучить;
  • Проанализировать;
  • Выявить сильные и слабые стороны;
  • Action Plan;
  • Follow up;
  • KPI на рост;
  • Регулярно, системно, структурно;
  • Открытая обратная связь.

А вот взаимоотношения закупщиков с продавцами осветил в своем докладе Роман КРАВЕЦ (Руководитель направления продаж энергоресурсов LNZ Group). Он коснулся деликатной темы этики, откатов и договорняков и поделился собственным взглядом на то, что компания может сделать во избежание таких проблем. Прежде всего, в компании должны существовать стандарты и процедуры. И не просто существовать, — компания должна поощрять их осуществление. При нарушении этих стандартов применяются соответствующие меры.

Почему эта тема важна? У компаний с высокой этикой более высокая эффективность и ценность от закупочной деятельности, лучший имидж бренда, повышенная лояльность со стороны конечных контрагентов. В целом же, Роман посоветовал не устраивать «охоту на ведьм», а минимизировать возможности неэтического поведения сотрудников.

Андрей ТИТОВ (Руководитель отдела закупок, Ciklum) поведал о построении, автоматизации и внедрении Source-to-Pay и Procure-to-Pay процессов в компании. Его доклад содержал много конкретики об основных факторах риска при внедрении, роли User experience в управлении изменениями, а также форматы и схемы работающего процесса на примере компании Ciklum.

Со стороны продавца тему взаимоотношений с закупщиками продолжил Олег ВИТВИЦКИЙ, руководитель департамента по работе с корпоративными клиентами и тендерами Епіцентр К. Его отдел — это маленький стартап в большой компании, который за 3 года вошел в ТОП-3 крупнейших поставщиков на ProZorro. На этой площадке Епіцентр принимает участие в 500 тендерах ежемесячно.

Светлана Погребная (Начальник тендерного отдела, Фармак) рассказала об опыте своей компании в закупке производственного и лабораторного оборудования. Остановилась на специфике данной категории закупок и необходимых этапах при планировании и организации выбора поставщика оборудования. Также затронула специфику работы иностранных поставщиков.

Procurement and Logistics Director Киевстар, — Катерина ВОЙЦЕХОВСКАЯ поделилась кейсом о том, как создать оптимальные условия для работы отдела закупок и реализовать потенциал молодых специалистов. В результате целого ряда мер по развитию команды закупок Киевстар удалось создать прозрачные и конкурентные условия для рынка и снизить затраты на 47%.

Procurement and Logistics Director Киевстар, — Катерина ВОЙЦЕХОВСКАЯ поделилась кейсом о том, как создать оптимальные условия для работы отдела закупок и реализовать потенциал молодых специалистов. В результате целого ряда мер по развитию команды закупок Киевстар удалось создать прозрачные и конкурентные условия для рынка и снизить затраты на 47%.

Основные  правила закупок компании Киевстар от Катерины Войцеховской:

  • Функция закупок лидирует проведение закупочного мероприятия;
  • Функциональное подразделение должно своевременно планировать и инициировать закупки;
  • Устные договоренности с поставщиками запрещены;
  • Фиксированная методика коммерческой и функциональной оценки;
  • Дробление закупок запрещено;
  • Закупки отвечают за проведение коммерческой оценки;
  • Контроль размещение заказов в рамках действующих контрактов;
  • Выбор поставщика проводится на основании решение Закупочного Комитета;
  • Изменение параметров закупочного решения требует соответствующего согласования.

Procurement HUB VII был полон новаторских идей и эффективных инструментов от лидеров рынка. И в то же время подытожил, что эффективное управление закупочной деятельностью – это залог финансовой успешности компании и повышения стоимости бизнеса в целом.

Но впереди нас ждут новые открытия, так как рынок меняется каждый день. Уже сегодня мы готовим программу следующего Procurement HUB, и гарантируем, что спикеры будут такими же интересными, доклады — содержательными, а освещаемые тренды — свежими!

C уважением, Команда  HUB ONE.