Диджитализация, прозрачность, синергия — так коротко можно охарактеризовать тренды в коммерческих закупках, которые позволят оптимизировать закупочную деятельность и эффективно управлять процессами в компании. Об этом говорили лучшие эксперты отрасли на Форуме Procurement HUB VI «The Power of Procurement: Strategy & Innovation» 11 Апреля 2019.

Первым докладом Форума был обзор от Андрея Длигача (CEO, Advanter Group), в котором опираясь на последние исследования рынка и экономики в целом, он рассказал о перспективах развития публичных и коммерческих закупок в Украине и мире.

По прогнозам эксперта, уже в ближайшие годы, чтобы достучаться до клиента в закупках, нужно учитывать следующее:

  1. Клиент еще более «осведомлен»;
  2. Коммуникации повсеместные;
  3. Предпочтение местному и экологичному;
  4. Детальные клиентские данные;
  5. Маркетинг в продажах и закупках станет персонифицированный и будет базироваться на глубоком анализе данных;
  6. Смарт-алгоритмы как у продавца, так и у покупателя;
  7. Размывание продуктовых (категорийных) границ.

Также Андрей Длигач перечислил технологии, к которым советует присмотреться уже сегодня:

    AR/VR;
  • AI (в широком диапазоне);
  • IoT;
  • Новая энергетика (возобновляемая энергия, средства хранения и передачи);
  • Блокчейн и то, что будет за ним;
  • Квантовые вычисления;
  • С/х (вертикальное выращивание, CRISPR, alt-protein revolution | Lab-Grown Meat);
  • Новый транспорт;
  • Sharing economy;
  • Новая медицина, диагностика;
  • Кибернетическое расширение человека.

Александр Наход (Заместитель Генерального директора по закупкам компании Укрпочта), рассказал об опыте использования открытой системы электронных закупок, а также о новых требованиях к закупщикам в связи с трансформациями рынка.

Цели закупщиков Укрпочты сегодня такие:
— Минимизация общих издержек на обеспечение операционного процесса;
— Своевременность обеспечения;
— Качество предметов закупки;
— И отдельным пунктом — исполнение требований Закона Украины “Про публичные закупки”.

Что должен делать закупщик?
Первое — уточнять техническое задание и проверять соответствие внутренней потребности возможностям рынка.
Второе — создавать конкуренцию на торгах.
Третье — обеспечивать исполнение договора.
И, конечно, это все сопровождается активной и открытой работой с рынком.

Что не должен делать закупщик при работе с системой электронных закупок?

Проводить переговоры по поводу цен и скидок. Все ценообразование должно быть открытым процессом. Иначе, вероятнее всего, получится следующее: о скидке вы договоритесь, но по факту на торгах Вы бы получили еще более выгодную цену. А вот репутацию потерять можно в два счета — в следующий раз в Вашем тендере никто участвовать не будет.
То же самое можно сказать о тендерах, которые прописываются под конкретного поставщика. И про обещания договора до проведения тендера. Рынок это все вычисляет.

Из всего этого можно сделать выводы, что важно сегодня в закупках правильно распределять роли, открыто и честно работать с рынком, планировать остатки и альтернативы, анализировать и мониторить результаты.

Сергей Комберянов (Президент компании Lean Institute Ukraine) рассказал о философии Lean и привел много интересных примеров использования Lean в Закупках.

В соответствии с этой методологией важно делать проблемы видимыми, чтобы их можно было решить. Система позволяет сократить запасы и избежать инвентаризации.
Среди прочих примеров запомнился кейс маленькой семейной кофейни 365 cafe в Испании. Они сумели договориться с поставщиками, чтобы те делали поставки по чуть-чуть ежедневно! Думаете, подобная философия реализуема только в маленьких компаниях? На самом деле, походит она из компании Toyota, где до сих пор успешно используется. В компании построена уникальная система закупок через долгосрочные отношения с поставщиками, упразднены тендерные процедуры.

Олеся Кибзун, (Senior Procurement Engagement Manager Poland & Romania, Microsoft) рассказала о цифровой трансформации для отделов закупок. Продемонстрировала сценарии трансформации на примере изменений, осуществленных в компании Microsoft. Эти трансформации коснулись процесса подачи заявок, проведения тендеров, эффективных коммуникаций и визуализации данных, использования искусственного интеллекта для снижения рисков в процессе закупок.

Microsoft в мире имеет 80 тыс. внутренних клиентов и 240 закупщиков. Автоматизация их процессов — достойный пример, к которому нужно стремиться любому отделу закупок. Эта автоматизация базируется на Microsoft Dynamics, Microsoft Azure (PaaS) и Microsoft PowerBI.

Раньше у Microsoft была большая база поставщиков. Настолько большая, что поддерживать ее в актуальном состоянии было достаточно сложно. После того, как в Microsoft Dynamics были созданы профайлы поставщиков, стало проще содержать все данные в актуальном состоянии. Автоматизировали процесс квалификации партнеров на 95%. Теперь появление нового поставщика занимает всего 1 день, тогда как раньше на все процессы квалификации и утверждения уходило 22 дня.

Далее в компании значительно упростили процесс закупок с помощью системы Microsoft Azure. Если раньше заявка состояла из 7 страниц и занимала много времени, то теперь при заполнении заявки используется исторический анализ данных: система накапливает опыт предыдущих закупок и предлагает заявщику релевантные варианты. Эти интеллектуальные подсказки могут предсказать количество, класс, найти и указать на необычности в заявке. Ускоряют процесс заявки и каталоги, которые управляются поставщиками. Например, когда сотруднику нужен новый компьютер, он заходит в систему и выбирает конкретный ПК из актуального каталога.

Раньше в Microsoft было больше десяти источников противоречивой информации, что не позволяло получить своевременную и корректную информацию о закупках в компании. Теперь для этого используют Microsoft PowerBI как  многофункциональный единый источник информации, что существенно сократило неточности в отчетности, и отпала  необходимость в ручной подготовке данных.

Сергей Сагун (Директор электронной торговой площадки SmartTender.biz)рассказал о типах электронных площадок, о сложностях, с которыми может столкнуться пользователь, а также о быстрых решениях типовых ситуаций. Лучшая цена уже не в тренде — повторил Сергей постулат, озвученный первым спикером Андреем Длигачем.

А Юлия Литвин (Начальник отдела закупок и договорной деятельности Управления обеспечения деятельности банка ПУМБ) поделилась опытом использования электронной площадки Smart Tender в закупках банка.

Живой и искренний получился доклад у Михаила Шустера, советника директора АЭС Энергоатом. Он рассказал об открытых электронных торгах с точки зрения крупного производственного предприятия. Речь шла, скорее, о сложностях, с которыми пришлось столкнуться АЭС Энергоатом: рукотворные сложности, внутренние ограничения, неопределенность планов, поставщиков, требований, неподъемные условия, давление контролеров.

Тарас Николаенко (Руководитель департамента технических закупок Сильпо, Фоззи Групп) поведал о«черных дырах» в закупках.
«Когда говорят “так исторически сложилось”, я понимаю, что в этом месте можно оптимизировать больше всего», — одна из ключевых фраз его доклада.

Дмитрий Марченко (Руководитель функции закупок, Smart Energy Group) поделился кейсом автоматизации блока Р2Р, — как части автоматизированной системы закупок в группе компаний Смарт Энерджи.
Интересная часть доклада — цели системы закупок и конкретные инструменты, которыми эти цели достигаются в Smart Energy.

Кейс Датагруп показал достижение стратегических преимуществ в отношениях между покупателем и поставщиком. Артем Гагарин, директор административного департамента компании начал с основных принципов взаимоотношений с поставщиками.

Чем выше вклад поставщика в разработку, развитие и производство продукта, тем больше вероятность дальнейшего сотрудничества. Особенно в случае наличия ключевых связей. Чем выше процент от общей стоимости привносит поставщик, тем больше возможностей для совместного поиска путей оптимизации.

Советы Артема Гагарина сводятся к простому, но важному:

    • Привлекайте своих поставщиков. Ищите отзывы и слушайте.
    • Пускайте ваших поставщиков в «дом». Охотно делитесь информацией.
    • Будьте легки в ведении бизнеса. Стремитесь к ясности, простоте и последовательности.

Напоследок общим кейсом кросс-функциональных взаимоотношений и синергии закупок поделились Ольга Пестрецова-Блоцкая, директор Центра бизнес-технологий ТОТ и Ольга Школьная, директор по маркетингу и стратегическому развитию ЛотОК.

Что предпринимают компании для достижения той самой синергии?

  • Согласование логистических функций с поставщиком и формирование системы снабжения магазинов.   
  • Рассматривается сочетание трех методов работы: прямые поставки, поставки через распределительный склад и кросс-докинг.
  • Для организации эффективных методов работы поставщики и розничные компании должны обладать развитыми логистическими навыками и проявлять готовность к  сотрудничеству друг с другом.
  • Сотрудничество происходит прежде всего по тем направлениям, которые напрямую касаются создания стоимости, и проводятся тщательные расчеты, прежде чем вкладывать средства в развитие, а также регулярно отслеживают    достигнутые  результаты. Одним из важнейших пунктов является обмен данными. Благодаря этим мерам показатель наличия товаров на полках увеличился на 1,1%, а выручка возросла на 3,0%.
  • В процессе становления с некоторыми поставщиками совместное планирование, прогнозирование и пополнение товарных запасов.
  • Регулярно проводится количественная оценка эффективности поставщиков. На основе оценки были проработаны сценарии договорной компании 2018-2019 гг.
  • Формирование товарных запасов исходя из реальных потребностей. В процессе планирования используются имеющиеся данные ежедневного объема продаж. Кроме того, при управлении логистическими цепочками проводится четкая грань между обычными товарами и продукцией, участвующей в акциях по стимулированию сбыта.
  • По товарам, участвующим в акциях, происходит планирование на основе отдельной статистики по эффективности акций в прошлые периоды. Также произведен расчет оптимальной цены и целевое установление роста продаж по акции для стабильной маржинальности категории в целом. Объем заказов    определяется на основе данных об аналогичных рекламных акциях, а также с учетом информации о покупательском поведении.

В рамках данного Форума состоялась Дискуссия, где 5 экспертов общались с участниками и совместно выявляли проблемные и специфические места в процессах закупок. Участники и экспертная команда отвечали на вопросы: какие препятствия и затруднения возникают на пути закупщика сегодня? Как можно упростить систему закупок и улучшить эффективность специалистов по закупкам?

От лица всей нашей команды, мы хотим поблагодарить всех выступающих Спикеров и Экспертов, а также Модераторов — , которые создали особую профессиональную обстановку и с точностью до секунды следили за таймингом.

Мы хотим продолжить тему «Инноваций и Автоматизации Закупок» на нашем осеннем Форуме 04 Октября 2019 и приглашаем Вас присоединиться к нам!

Команда HUB ONE.