Сфера закупок продолжает эволюционировать на наших глазах. И если позавчера это были бюрократические отделы, которые не играли большой роли в развитии компаний, то сегодня все изменилось. Процесс оптимизации закупочной деятельности коснулся практически каждый бизнес: от банка до промышленных гигантов. И кейсы, озвученные на форуме Procurement HUB V — не одно тому подтверждение.

Показательным в смысле эволюции закупок оказался кейс Райффайзен Банка Аваль. Категорийный прокьюремент менеджер компании Александра ШЕХОВЦОВА показала, каким закрытым был департамент закупок в банке 10 лет назад, когда эта сфера только зарождалась, и каким прозрачным стал отдел сегодня. Изменения не прекращаются по сей день и включают в себя постоянное обучение сотрудников, внутренние коммуникации, автоматизацию закупочных процессов. Как результат, банк получил тотальный контроль затрат и устойчивую команду закупщиков, имеющую авторитет в глазах менеджмента.

Лайфхак от Александры: Переманите в штат бывшего аудитора. Его экспертиза позволит навести порядок в закупках.

Артем ГАГАРИН, директор административного департамента «Датагруп» на примере своей компании рассказал о том, как оптимизировать закупки в зависимости от задач компании и рассказал об оптимальной стратегии снабжения.

Основные тезисы доклада Артема:

  1. Закупки становятся все более важным компонентом стратегических изменений.
  2. Первый шаг в любом процессе — идентификация начальной точки.
  3. У оптимизации расходов должна быть четкая цель: трансформация базируется на количественных показателях, а высвобождаемые средства направляются на инвестирование основной деятельности.
  4. Обучение на основе реального опыта — очень эффективный способ создания взаимодействия.

Антон ШРАМКО (Руководитель управления закупок, Агрохолдинг Мрия)  продолжил рассматривать закупки с другой, инновационной точки зрения. Не как на сервисную службу, а как на важный департамент, который может (и должен) повышать маржинальность продукта и, тем самым, влиять на прибыль компании. Например, в практике Антона был кейс увеличения маржинальности продукта на 8%. Основная идея в следующем: закупщикам нужно изучать рынок, «вариться» в нем, и черпать идеи оттуда.

Лайфхак от Антона: устраивайте в компании инновационные дни, когда закупщики могут встретиться с внутренними заказчиками и маркетологами компании, обсудить перспективы и тренды рынка. В результате таких встреч могут родиться новые продукты.

Константин ШАБАЛТИЙ из E-docs рассказал о совместном кейсе с ОККО — автоматизации процесса закупок. Это история о том, что новый сотрудник, выходящий на работу, не должен ничего спрашивать у коллег-старожилов. Он просто заходит в систему и видит весь архив закупок. Все процессы настолько автоматизированы, что он выбирает объект — “ручка”, а дальше система сама запускает тендер.

Тему автоматизации продолжил и Василий БОГУШ, директор департамента закупок “Новая Почта”. Его кейс был примечателен еще и тем, что у компании особая система коммуникаций с поставщиками, большая часть из которых — постоянные. Как все эти коммуникации переведены в автоматический режим — Василий показал на конкретном примере.

Система автоматизации в компании “Новая Почта” меняется вместе с рынком, учитывая тренды снабжения в мире и в Украине. Из основных Василий выделил пять:

  1. Фокус на комплексный сервисный подход, удовлетворяющий потребности внутренних заказчиков.
  2. Построение партнерских отношений с поставщиками.
  3. Реализация совместных проектов и бизнесов со стратегическими партнерами.
  4. Концентрация на стратегических закупках. Аутсорсинг непрофильных закупок.
  5. Особенности локального рынка – фокус на экономию, «отжим» поставщиков.

О том, как важно чувствовать рынок, говорил и Вадим ШУТОВ, директор по закупкам «Аурум Груп» c коллегой и замом Евгением КОЧЕРГИНЫМ. Например, в аграрном рынке есть сезонность, и закупщики знают, что именно осенью поставщики формируют продажи и готовы давать огромные скидки за объемы. 

Способность подстраиваться под условия окружающей среды для извлечения максимальной выгоды или минимизации потерь — обязательный навык современного закупщика. Только в таком случае он может гарантировать своевременно обеспеченное производство, спрогнозировать поведение рынка, предугадать возникновение дефицита на рынке и обеспечить налаженные профессиональные отношения с Поставщиком.

Лайфхак от Вадима и Евгения: Меняйте не только себя, но и окружающую среду в виде внутренней политики.

Кейс «Аурум Груп» включал также результаты перехода компании на электронные торговые площадки. По словам Вадима ШУСТОВА, они позволили существенно упростить процесс закупок, особенно в части электронного документооборота и согласования. Но электронные закупки — не всегда панацея. И об этом открыто говорил Руководитель электронной системы открытых торгов RIALTO Андрей КУЧЕРЕНКО.

В случаях с покупкой сложного ИТ-проекта иногда стоит посмотреть в сторону личной закупки. Например, не стоит прибегать к тендерам в случаях, когда заказчик не знает в деталях задачу или когда процесс закупки касается инновации и рынок предложений еще не сформирован.

Также, по мнению Андрея, не стоит называть процесс закупки тендером, если заказчик не уверен в покупке (рискует репутацией компании). И тем более — когда победитель тендера известен заранее.

Лайфхак от Андрея: Если вы по результатам переговоров получаете серьезную скидку от предполагаемого бюджета, заложите ее в резерв проекта.

Андрей КОВАЛЕВ, руководитель проектов по повышению операционной эффективности, рассказал о категоризации закупок. Он привел несколько интересных кейсов такой категоризации, а также познакомил участников с программным обеспечением CIRTUO, которое поможет реализовать управление закупочными категориями.

Сергей ДМИТРИЕВ (Zakupki.Prom.ua) и Светлана ПОГРЕБНАЯ (ПАО «Фармак») поделились общим кейсом внедрения системы RIALTO через торговую площадку Zakupki.Prom.ua.

С 2014-го года тендерный отдел ПАО «Фармак» работал на собственной площадке для проведения тендеров. Практически сразу же компания столкнулась с рядом проблем: отсутствие конкуренции среди поставщиков (регистрировались единичные участники), отсутствие редукциона, сомнительная прозрачность процессов. Тогда было решено попробовать дополнительные площадки. Итог: с 2017-го года «Фармак» перешел на zakupki.prom.ua, решил все проблемы, которые присутствовали ранее, и в 2018 году провел уже 218 тендеров на этой площадке.

В результате электронных торгов компании «Фармак» за 9 месяцев текущего года, компании удалось сэкономить 13 млн. гривен и найти 171 потенциального поставщика.

Итоги Форума подвела руководитель программ CIPS в Украине Марина ТРЕПОВА, с интересным докладом о «7 смертных грехах директора по закупкам».

Интересные параллели заставили присутствующих задуматься о своей карьере и еще раз подтвердили выводы, которыми был пронизан каждый доклад форума Procurement HUB V: Меняться! Управлять прибыльностью бизнеса! Работать с рынком!

До встречи на предстоящих форумах.
Команда HUB ONE.